לארגן אירוע עסקי זו משימה מאוד מורכבת. זה לא משנה מה מטרת הכנס והאם רוצים להזמין אליו לקוחות או שבכלל רוצים לחגוג הישג שאליו הגיע החברה, כי בכל מקרה המטרה היא להפיק כנס מוצלח. יש הבדל בין אירוע שאליו מגיעים לקוחות, משקיעים ולקוחות פוטנציאלים, שכן חלק חשוב מאירועים כאלה זה להרשים את מי שמגיע. לכן ברור מדוע אם גם אתם מתכננים אירוע כזה בקרוב תרצו לעשות הכול כדי שהוא יהיה כמה שיותר מוצלח, ולפני הכול אתם צריכים להחליט מראש מה מטרת הכנס. האם המטרה היא להזמין לקוחות ולהציג בפניהם את השינויים בארגון שלכם ואת מה שאתם מציעים להם? או שאולי המטרה היא לחגוג ולספר לכל עובדי החברה שהצלחתם לעמוד בכל היעדים שלכם כארגון גדול? אחרי שתדעו מה בדיוק מטרת האירוע יהיה לכם יותר קל לתכנן אותו ולכן זה חשוב.

רשימת הציוד לאירוע

השלב הבא בארגון האירוע צריך להיות בחירת הציוד הדרוש לכם, וההמלצה שלנו היא לא לנסות להתעסק עם המשימה הזאת לבד. עדיף לפנות אל המומחים בתחום, להציג בפניהם את האירוע שאתם רוצים לעשות ולקבל מהם סיוע בבחירת הציוד המתאים ביותר. בדרך כלל באירועים כאלה צריך מיקרופונים מכמה סוגים, רמקולים ועוד, אך מעבר לציוד ההגברה צריך עוד סוגים של ציוד. אם, לדוגמא, מדובר על אירוע שמתקיים בחוץ הרי שצריך יהיה לדאוג גם לתאורה, לכיסאות, שולחנות ואפילו שירותים, כך שברור מדוע עדיף לפנות אל מי שמומחה בתחום הזה ולקבל ממנו סיוע. אירוע עסקי, כמו ערב צוות, או שעושים בצורה רצינית ומקצועית או שלא עושים בכלל ולכן עדיף לתכנן את הדברים כמה שיותר זמן מראש ובצורה מסודרת.

כמה צריך להשקיע?

קשה לדבר על אירועים עסקיים ולא לדבר על העלויות, כי כל מי שכבר יצא לו להפיק אירוע עסקי יודע שזה לא זול. אומנם זה נכון שהשאלה כמה מוזמנים יש לכם תשפיע על המחיר, אך מעבר לכך, חשוב לדעת שגם אופי האירוע ישפיע. כלומר, אם מדובר על כנס שאתם עושים ללקוחות יכול להיות שלא תצטרכו להגיש להם ארוחה של ממש אלא רק כיבוד קל. לעומת זאת, אם אתם עושים אירוע לעובדי החברה סביר להניח שהאווירה תהייה אחרת וכי האוכל בהחלט יהיה חלק מכל החגיגה הזאת. קחו בחשבון שגם השאלה איפה בדיוק אתם מקיימים את החגיגה זה משהו שיוכל להשפיע על המחיר כי יש אולמות אירועים שבהם המחיר יהיה הרבה יותר גבוה. אין סיבה לבחור את המקום הכי יקר שיש כי אומנם אתם רוצים את הטוב ביותר ואתם רוצים שהאירוע יהיה מוצלח, אך לא בכל מחיר. אירוע עסקי טוב יוכל לקחת את העסק שלכם קדימה ולכן מומלץ לתכנן את כל הפרטים שמרכיבים אותו.